RPA hat sich im Einkauf speziell im Vertragsmanagement etabliert. Herausforderungen wie unvorhersehbare Mengen an Dokumenten, die im Jahr beliebig eintreffen, die Differenzierung zwischen standardisierten und nicht-standardisierten Unterlagen, sowie das Auslesen und Validieren dieser Informationen mit nur einer begrenzten Anzahl an Mitarbeitern – vor allem an stressigen Peak-Zeiten, welche an sich bereits zu Engpässen an allen Ecken führen – können viele wertvolle Ressourcen in Anspruch nehmen und auf mittel- und langfristige Sicht exzessive Kosten hinsichtlich des Zeit-, Produktions- und Effizienz-Faktors verursachen. Genau vor dieser Situation stand unser Kunde.

Ca. 1.500 Dokumente sind unvorhersehbar und in beliebigen Zeiträumen im Jahr eingetroffen.

Die zu verarbeitenden Dokumente und Unterlagen haben einen großen Anteil von unterschiedlichen Formaten und nicht standardisierten Informationen.

Der Kunde musste sich mit einer Mitarbeiteranzahl von vier Personen der Herausforderung stellen, diese Dokumente exakt und pünktlich zu prüfen und zu bearbeiten. Eine durchschnittliche Bearbeitung beanspruchte vier volle Arbeitstage (pro Woche). Aufgrund der unvorhersehbaren Mengen und Eintreffen der Unterlagen ist eine Planung des Personaleinsatzes nahezu unmöglich, da bereits bekannt war, dass in Peak-Zeiten die Mitarbeiteranzahl nicht ausreicht. Zudem kam die Herausforderung, dass die Dokumente Unterschriften beinhalteten und eine Erkennung dieser erforderlich war. Aufgrund der manuellen Tätigkeit und der Komplexität der Herausarbeitung brachte der Prozess eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich. Dabei gab es Quoten, bei der jeder zweite Vertrag fehlerhaft bearbeitet wurde. Eine Nachbereitung dieser war äußerst zeitintensiv.

Unser Kunde war sich der Dringlichkeit und Notwendigkeit bewusst, Effizienz zu schaffen, Qualität zu sichern sowie zusätzlich wertvolle Ressourcen zu sparen und Kosten zu senken.

Aufgrund dessen hat er sich der RPA-Lösung geöffnet und sich für die Automatisierung des Prozesses entschieden.

Zunächst wurde der Einkaufsprozess und seine Teilprozesse analysiert, um das Automatisierungspotential zu identifizieren und den Anforderungen im Vertragsmanagement gerecht zu werden. Dabei wurden die relevanten Prozessdaten, die Datenquellen und die Zielsysteme aufgenommen. Auf Basis dieser Daten wurde das Design für den zukünftig vollautomatisierten Teilprozess entwickelt.

Das Ziel?

• Die RPA-Lösung kann täglich die eingehenden Dokumente erkennen und verarbeiten
• Unterschiedliche Daten und Quellformate werden in ein einheitliches Zielformat konvertiert
• Die Vertragsdaten im Zielformat werden zusammengefasst und aufbereitet
• Die zugelieferten Daten wird die RPA-Lösung anhand definierter Kriterien auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen
• Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über die Güte der gelieferten Daten

Dank der RPA-Lösung ist es unserem Kunden nun möglich seine Prozessdurchlaufzeit um 75 % zu verkürzen und die Fehlerquote auf 0 % zu reduzieren.
Gleichzeitig werden wertvolle Ressourcen eingespart, wie beispielsweise die menschliche Arbeitskraft, die an Peak-Zeiten für anderweitige Themen eingesetzt werden können.

Die Bereitstellung mehrerer Quality Gates überprüft die Vertragsdaten und stellt somit einen hohen Qualitätsstandard für den Prozess selbst und für die nachfolgenden Prozesse dar.

Somit hat die RPA-Lösung neben der Beschleunigung des Prozessablaufs, ebenfalls die Qualität gesichert, wertvolle Ressourcen gespart, sowie Kosten gesenkt.