Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Methode um strukturierte Geschäftsprozesse durch digitale Software Roboter zu automatisieren.

Digitalisierung der Einkaufsprozesse

Mit Robotic Proces Automation (RPA) wurde die Prozesseffizienz und die Qualität im Einkauf speziell im Vertragsmanagement gesteigert.

Verwirklichung der Digitalisierung

Nun hat sich Robotic Process Automation auch im Einkauf speziell im Vertragsmanagement etabliert.

Unvorhersehbare Mengen an Dokumenten, die im Jahr beliebig eintreffen, und die Differenzierung zwischen standardisieren und nicht-standardisierten Unterlagen, sowie das Auslesen und Validieren dieser Informationen mit nur einer begrenzten Anzahl an Mitarbeitern, vor allem an stressigen Peak-Zeiten, welche an sich bereits zu Engpässen an allen Ecken führen, kann durchaus viele wertvolle Ressourcen in Anspruch nehmen und auf mittelfristige und lange Sicht exzessive Kosten hinsichtlich des Zeit-/Produktions- und Effizienz-Faktors verursachen.

Genau vor dieser Situation stand neulich unser Kunde.

Herausforderung/ Ist-Zustand:

Ca. 1500 Dokumente sind unvorhersehbar und in beliebigen Zeiträumen im Jahr eingetroffen.

Die zu verarbeitenden Dokumente und Unterlagen haben einen großen Anteil von unterschiedlichen Formaten und nicht standardisierten Informationen.

Mit einer Mitarbeiteranzahl von vier Personen musste er sich der Herausforderung stellen, diese Dokumente exakt und pünktlich zu prüfen und zu bearbeiten. Eine durchschnittliche Bearbeitung beanspruchte vier ganze Arbeitstage pro Woche. An Peak-Zeiten reicht die Mitarbeiteranzahl nicht aus. Aufgrund der unvorhersehbaren Mengen und Eintreffen der Unterlagen ist eine Planung bezüglich des Personaleinsatzes nahezu unmöglich. Zudem kam die weitere Herausforderung, dass die Dokumente Unterschriften beinhalten und eine Erkennung dieser notwendig ist. Aufgrund der manuellen Tätigkeit und der Komplexität der Herausarbeitung brachte der Prozess eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich. Dabei gab es Quoten, bei dem jeder zweite Vertrag fehlerhaft bearbeitet wurde. Eine Nachbereitung dieser war äußerst zeitintensiv.

Unser Kunde war sich der Notwendigkeit und Dringlichkeit bewusst, Effizienz zu schaffen und Qualität zu sichern und als zusätzlich positiven Effekt wertvolle Ressourcen zu sparen und Kosten zu senken.

Aufgrund dessen hat er sich der RPA-Lösung geöffnet und sich somit für die Automatisierung des Prozesses entschieden.

Unsere Vorgehensweise/Lösung:

Zunächst wurde der Einkaufsprozess und seine Teilprozesse analysiert, um das Automatisierungspotential zu identifizieren und den Anforderungen im Vertragsmanagement gerecht zu werden. Dabei wurden die relevanten Prozessdaten, die Datenquellen und die Zielsysteme aufgenommen. Auf dieser Basis ist das Design für den zukünftig vollautomatisierten Teilprozess entstanden.

Das Ziel?

  • Der Roboter kann täglich die eingehenden Dokumente erkennen und verarbeiten.
  • Unterschiedliche Daten und Quellformate wurden in ein einheitliches Zielformat konvertiert.
  • Die Vertragsdaten im Zielformat wurden zusammengefasst und aufbereitet.
  • Die zugelieferten Daten hat der Roboter anhand definierter Kriterien auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft.
  • Und der Kunde erhält eine Benachrichtigung über die Güte der gelieferten Daten.

Ziel und Nutzen

Dank der RPA-Lösung ist es unserem Kunden nun möglich seine Prozessdurchlaufzeit um 75% zu verkürzen und die Fehlerquote auf 0% zu reduzieren.
Gleichzeitig spart er wertvolle Ressourcen, wie z.B. die menschliche Arbeitskraft, die an Peak-Zeiten für anderweitige Themen eingesetzt werden können.

Die Bereitstellung mehrerer Quality Gates überprüft die Vertragsdaten und stellt somit einen hohen Qualität-Standard für den Prozess selbst und für die nachfolgenden Prozesse dar.

Somit hat die RPA Lösung neben der Beschleunigung des Prozessablaufs, ebenfalls die Qualität gesichert, und wertvolle Ressourcen gespart, sowie Kosten gesenkt.